In drei Schritten zur KI-Richtlinie für Ihr Unternehmen
(Der schnellste Weg, wenn noch keine KI-Richtlinie existiert)
Schritt 3 von 3: Bekanntmachung
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserem Newsletter am 16. September 2025.
Im letzten Newsletter haben wir uns in Schritt 2 mit dem Entwurf der KI-Richtlinie beschäftigt (hier nachzulesen).
In Schritt 3 geht es nun um die Frage, wie die KI-Richtlinie wirksam gegenüber den Beschäftigten bekannt gemacht wird, so dass sie auch rechtliche Wirkung entfaltet.
Die Bekanntmachung der KI-Richtlinie gegenüber den Beschäftigten
Im Kern gibt es zwei Ansätze, wie die KI-Richtlinie Wirkung entfalten kann:
- Einseitige Einführung durch den Arbeitgeber auf Basis des Direktionsrecht gemäß § 106 Gewerbeordnung
- Arbeitsvertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Praxishinweis:
Wenn ein Betriebsrat besteht, ist auch der Abschluss einer Betriebsvereinbarung als Regelungsinstrument möglich.
Im Kontext des Einsatzes von künstlicher Intelligenz sind zudem etwaige Unterrichts- und Informationspflichten des Arbeitgebers sowie vor allem auch die verpflichtenden Regelungen zur betrieblichen Mitbestimmung (insb. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)zu berücksichtigen.
Einen ersten Überblick zu dieser Thematik haben wir hier für Sie zusammengestellt.
1. Beidseitige arbeitsvertragliche Vereinbarung
Die KI-Richtlinie kann als beidseitige arbeitsrechtliche Vereinbarung durch Vertragsschluss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis Geltung erlangen.
Dies setzt nach der allgemeinen zivilrechtlichen Regelung jeweilige Willenserklärungen (Angebot und Annahme, §§ 145, 147 BGB) voraus.
Bei Neuverträgen könnte die KI-Richtlinie standardmäßig mit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden, während Altverträge entsprechend aktualisiert werden müssten.
Dabei ist zu beachten, dass es sich in diesem Kontext bei der KI-Richtlinie um vorformulierte Vertragsbedingungen handelt und damit im Streitfalle auch die gerichtliche AGB-Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB eröffnet ist.
Bei AGB stellen sich rechtlich zusätzliche Herausforderungen, insbesondere wenn es sich nicht nur um eine statische Verweisung auf die KI-Richtlinie handelt, sondern um eine dynamische Verweisung, welche künftige Änderungen antizipieren soll.
Praxishinweis:
Auch wenn die „Verbindlichkeit” durch die vertragliche Regelung subjektiv betrachtet hoch sein mag, hat diese Vorgehensweise diverse Nachteile:
- Die Regelungen der KI-Richtlinie stehen zur Disposition der Vertragsparteien und eine „Zustimmung” eines jeden Arbeitnehmers ist erforderlich.
- Eine einheitliche Geltung der KI-Richtlinie ist nur möglich, wenn alle Beschäftigten gleichzeitig zustimmen. Sonst drohen die geltenden Regelungen auseinander zu laufen.
- Hoher administrativer Aufwand: Soll die KI-Richtlinie geändert werden, müssen alle Beschäftigten erneut zustimmen und Verträge entsprechend geändert werden.
- Sollte ein Arbeitnehmer der Änderung seines Arbeitsvertrags nicht zustimmen, kommt diese Vorgehensweise an ihre Grenzen.
- Es gelten die allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen über Verträge (z.B. Anfechtung).
- Die (strenge) gerichtliche AGB-Inhaltskontrolle ist eröffnet.
2. Einseitig mittels Direktionsrecht durch den Arbeitgeber
Der Inhalt der KI-Richtlinie kann auch einseitig durch den Arbeitgeber nach § 106 GewO nach billigem Ermessen angewiesen werden.
Praxishinweis:
Zu beachten ist, dass diese Möglichkeit nach § 106 Gewerbeordnung nur besteht, soweit die Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen in einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzlichen Vorschriften festgelegt sind. Bei der Ausübung des Ermessens hat der Arbeitgeber auf Behinderungen des Arbeitnehmers Rücksicht zu nehmen.
Bei dem Weisungs- bzw. Direktionsrecht handelt es sich um ein Gestaltungsrecht und daher um eine einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung.
Um Geltung zu erlangen, muss die Weisung den Beschäftigten zugehen, wofür der Arbeitgeber die Beweislast trägt. Dies setzt zum einen voraus, dass die Weisung in den Bereich des Beschäftigten gekommen ist und zum anderen, dass dieser unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, von deren Inhalt Kenntnis zu nehmen.
Zur Sicherheit sollte der Erhalt der KI-Richtlinie durch den Arbeitnehmer samt Datum schriftlich bestätigt werden. Sollte die KI-Richtlinie mittels E-Mail zirkuliert werden, empfiehlt es sich, eine kurze Bestätigung der Beschäftigten über den Erhalt der KI-Richtlinie mittels E-Mail abzufragen.
Ein weiterer und durchaus charmanter Ansatz ist es, die KI-Richtlinie per E-Mail zu versenden, die Beschäftigten konkret über deren Inhalt zu schulen und sich sich im Nachgang den Erhalt der Richtlinie sowie die Teilnahme an der Schulung von ihnen bestätigen zu lassen.
Für Beschäftigte, die bei der Schulung nicht anwesend sein können, oder neue Beschäftigte bietet sich analog die Zurverfügungstellung der Aufzeichnung der Schulung als Video an.
Schöner Nebeneffekt: Mit dieser Variante kann zudem gleichzeitig durch die Schulung der KI-Richtlinie auch der Pflicht nach Art. 4 KI-VO, der Sicherstellung der KI-Kompetenz des Personals, nachweislich nachgekommen werden.
Praxishinweis:
Der Weg über das einseitige Direktionsrecht ist gerade bei größeren Organisationen vorzugswürdig.
Auch spätere Änderungen der KI-Richtlinie können so einseitig vorgenommen werden. Wichtig ist es, wie bei Weisungen allgemein, dass der Zugang der Weisung (d.h. der Erhalt der KI-Richtlinie) nachgewiesen werden kann.
Der oben dargestellte Schulungsansatz hat im Vergleich zum bloßen passiven Konsum der KI-Richtlinie weitere wertvolle Vorteile:
- Besseres Verständnis der KI-Richtlinie durch Punkt-für-Punkt Erläuterungen
- Fragen können geklärt werden
- Für abwesende Beschäftigte kann eine Aufzeichnung der Schulungsinhalte zur Verfügung gestellt werden
- Zugleich Schulung nach Art. 4 KI-VO zum Aufbau der KI-Kompetenz im Unternehmen
Zusammenfassung
Der Arbeitgeber möchte seine KI-Richtlinie so an die Arbeitnehmer kommunizieren, dass diese wirksam ist, damit sie den Arbeitgeber und die Geschäftsführung auch wirklich schützt. Hierzu hat der Arbeitgeber die Wahl:
Entweder der Arbeitgeber integriert die KI-Richtlinie in den jeweiligen Arbeitsvertrag oder er übt sein Direktionsrecht gegenüber dem jeweiligen Arbeitnehmer aus. Die Integration in den Arbeitsvertrag hat eine Reihe von Nachteilen. Deshalb ist die Weisung durch Direktionsrecht vorzugswürdig.
Aber auch hier muss der Arbeitgeber darauf achten, dass er den Zugang der Weisung zu jedem Arbeitnehmer nachweisen muss. Der Arbeitgeber trägt hierfür die Beweislast. Deshalb sollte er sich die Kenntnisnahme durch jeden Arbeitnehmer bestätigen lassen. Im besten Fall führt der Arbeitgeber zur KI-Richtlinie eine Schulung durch, sodass er dadurch sowohl den Inhalt tatsächlich an die Arbeitnehmer vermitteln, als auch den Zugang der Weisung beweisen kann.
Was jetzt noch fehlt:
In dieser Newsletter-Reihe haben Sie erfahren, wie Sie schnell und effektiv eine KI-Richtlinie einführen.
Natürlich können wir in einem Newsletter nicht auf alle Aspekte eingehen. Sicherlich fehlen Ihnen noch einige Dinge oder es sind noch Fragen offen, bevor Sie sofort loslegen können. Zum Beispiel werden wir häufig gefragt:
- „Wir sind zeitlich total unter Wasser. Wie viel eigene Arbeitszeit müssen wir einplanen?“
- „Unsere IT ist ein Chaos. Wie finden wir alle KI-Systeme?“
- „Wir sind uns immer noch unsicher, ob ein System ein KI-System ist. Wie sollen wir vorgehen?“
- „Was ist mit KI-Kompetenz? Müssen wir uns darum auch kümmern?“
- „Bei uns ist viel im Umbruch: Wie gehe ich mit Veränderungen um?“
- „Bei uns muss es schnell gehen: Wie lange dauert die Einführung der KI-Richtlinie?“
- „Bin ich als Geschäftsführer aus der persönlichen Haftung raus, wenn wir eine KI-Richtlinie erlassen haben?“
Um diese und Ihre weiteren Fragen zu beantworten, bieten wir das kostenlose Webinar „Der schnellste Weg zur KI-Richtlinie” an. Hierin erhalten Sie u.a.:
- Case Study: Wie wir in unter 3 Stunden eigener Arbeitszeit des Mandanten eine KI-Richtlinie eingeführt haben
- Infografik: Von Chaos zu Compliance – Schritt für Schritt Verbesserung statt Überforderung
- Flow-Chart: KI-System oder kein KI-Systeme – das ist hier die Frage!
- Schulungskonzept: Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen – KI-Richtlinie und KI-Kompetenz gemeinsam vermitteln
- Guide: Update einspielen – Neue KI-Systeme oder Anwendungsfälle einfach einführen
- Timeline: KI-Richtlinie und KI-Kompetenz in zwei Wochen
- Slides: Grundlagen der Geschäftsführerhaftung und DSGVO & KI-VO
Um die Qualität zu gewährleisten, begrenzen wir das Webinar auf höchstens fünf Teilnehmer. Wir stellen außerdem sicher, dass keine Unternehmen aus derselben Branche im selben Webinar vertreten sind.
Wichtiger Hinweis: Bitte melden Sie sich für das Webinar nur an, wenn Sie ernsthaft daran interessiert sind, eine KI-Richtlinie in Ihrem Unternehmen umzusetzen oder Fragen zu diesem Thema haben. In diesem Fall würden wir uns freuen, wenn Sie uns eine kurze E-Mail an kanzlei@stegerpfahler.de mit dem Betreff „Anmeldung Webinar: KI-Richtlinie” schicken würden. Wir melden uns dann bei Ihnen zur Terminkoordination.
Falls Sie Ihre Fragen zur KI-Richtlinie lieber direkt in einem persönlichen Gespräch klären möchten, schauen Sie sich gerne unser KI Legal Starter Paket an und buchen Sie sich ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Wir bedanken uns für das Lesen unseres Newsletters und freuen uns auf Ihr Feedback (gerne an kanzlei@stegerpfahler.de).
Ihr
RA Dejan Steger
RA David Pfahler
Der Newsletter für
KI- und Datenrecht.
