Vorlage für die Negativauskunft nach Artikel 15 DSGVO (Bestätigung)
Bestätigung gem. Art. 15 DSGVO
Sehr geehrte/r Frau/Herr […],
wir nehmen Bezug auf ihr Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO.
Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten von Ihnen.
Ausgenommen sind Ihr Name und die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, die zur Erteilung dieser Bestätigung verarbeitet werden.
Mit freundlichen Grüßen
[…]
Erläuterungen
HINWEIS: Artikel 15 DSGVO Anfragen können sehr komplex sein, auch wenn der Fall zunächst einfach aussieht. Es kann sehr auf die Details ankommen. Anwaltliche Beratung wird vor Nutzung des Musters empfohlen.
Wann diese Vorlage nutzen?
Diese Vorlage können Sie nutzen, wenn Sie ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO erfüllen wollen und dabei feststellen, dass von der anfragenden Person keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Hinweise zum Versenden
Kopieren Sie den Inhalt des Musters auf Ihren persönlichen Briefkopf und befüllen Sie die offenen Stellen.
Wenn die Anfrage per Post eingeht und Sie ebenfalls postalisch antworten (sicherste Nachweisbarkeit der Zustellung):
- Drucken Sie das Schreiben auf Ihrem Briefpapier aus.
- Scannen Sie den Ausdruck ein oder fotografieren Sie den Ausdruck zu Nachweiszwecken ab.
- Versenden Sie den Ausdruck (für die sicherste Nachweisbarkeit per Einwurf-Einschreiben).
Wenn Sie per E-Mail versenden möchten (nur falls die Anfrage per E-Mail gestellt wurde):
- Speichern Sie das Schreiben als PDF.
- Senden Sie eine E-Mail mit dem Schreiben im Anhang an die entsprechende E-Mail Adresse des Anfragenden.
Wie lange haben Sie Zeit zu antworten?
Sie als Verantwortlicher müssen die Informationen nach der DSGVO unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung stellen. Was heisst das konkret?
- Die Beantwortung der Anfrage sollte innerhalb von einer Woche erfolgen um auf der sicheren Seite zu sein. Nach einer Zeitspanne von mehr als einer Woche ist ohne das Vorliegen besonderer Umstände grundsätzlich keine Unverzüglichkeit mehr gegeben (BAG, Urteil v. 27.2.2020 – 2 AZR 390/19).
- Diese in Artikel 12 Absatz 3 Satz 1 DSGVO angelegte Höchstfrist „in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ darf nach Ansicht mancher Gerichte nicht routinemäßig, sondern nur in schwierigeren Fällen ausgeschöpft werden (vgl. z.B. ArbG Duisburg, 3 Ca44/23 vom 23.03.2023).
Informationen nach Artikel 13 DSGVO
Stellen Sie sicher, dass im Laufe des Auskunftsprozesses die Informationen nach Art 13. DSGVO zur Verfügung gestellt werden.