Komplexität erhöht Fehlerquote
Das Handy klingelt, E-Mails überfluten den Posteingang und die Smartwatch vibriert ununterbrochen. Zweifellos haben Vernetzung und ständige Erreichbarkeit viele Vorteile. Nicht zu unterschätzen sind aber auch die Nachteile, insbesondere durch die permanente Reizüberflutung.
Da Menschen keine Maschinen sind, führt diese permanente Überforderung unweigerlich zu Unachtsamkeit und damit zu Fehlern.
So kann es z.B. vorkommen, dass E-Mails mit personenbezogenen Daten an falsche Empfänger versandt werden oder dass notwendige Software-Updates nicht durchgeführt werden.
Im datenschutzrechtlichen Kontext können solche Fehler dazu führen, dass eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde ausgelöst wird, wenn die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt.
Doch wie können solche Fehler organisatorisch bestmöglich vermieden werden?
Die Lösung: Prozesse implementieren
Datenschutz-Compliance fordert die Implementierung und die permanente Verbesserung von Prozessen.
Die Basis bilden dabei drei „Kernprozesse“:
- Datenschutzkonforme Verarbeitung
- Sicherstellung der Betroffenenrechte
- Umgang mit (möglichen) Datenpannen
Prozesse führen dazu, dass sich Beschäftigte sicherer fühlen. Gerade im Datenschutz, wo viele Unklarheiten herrschen, ist dies eine große Unterstützung für die Beschäftigten ihres Unternehmens.
Auch wenn sich Fehler nicht gänzlich vermeiden lassen, führen richtig implementierte und trainierte Prozesse dazu, dass Fehler unwahrscheinlicher werden.
Fazit: Prozesse entlasten Beschäftigte und minimieren Haftungsrisiken
Als Fazit lässt sich festhalten, dass wiederkehrende und gut trainierte Prozesse viele Vorteile mit sich bringen. Zum einen entlasten sie die Beschäftigten erheblich, da wiederkehrende Prozesse Sicherheit geben. Zum anderen wird die Fehlerhäufigkeit reduziert, was gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten Haftungsrisiken minimieren kann.
