Ziele entfachen enormes Potenzial: Nutzen Sie diese Kraft in Ihrem Unternehmen?
Haben Sie als Geschäftsführer oder Vorstand in Ihrem Unternehmen klare und messbare Ziele definiert, wenn es um die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen beim Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz, Software oder Blockchain geht?
Die Kraft der Zielsetzung ist enorm. Egal ob im Privatleben oder in der Wirtschaft: Wer keine klaren Ziele definiert, hat es schwer, Fortschritte zu erzielen.
Oder um es mit den Worten des berühmten römischen Philosophen und Staatsmannes Seneca (1. Jahrhundert n. Chr.) auszudrücken:
Wer nicht weiß, wohin er segelt, für den ist kein Wind günstig.
Seneca meinte damit, dass Ziele und Planung unerlässlich sind, um erfolgreich zu sein und voranzukommen. Das gilt freilich auch für die Compliance im Umgang mit dem Einsatz von neuen Technologien.
Dabei stellen sich für Geschäftsführer üblicherweise zwei Fragen: Wo fange ich an und wie setze ich die meistens knappen Unternehmensressourcen in diesem Feld am besten ein?
Wie am besten umgehen mit knappen Ressourcen?
Gerade wenn es um Compliance-Anforderungen, z.B. aus dem Datenschutz, geht, ist es für den in diesen Fragen oft wenig versierten Geschäftsführer eine schwierige Aufgabe, herauszufinden, wo die knappen Ressourcen am besten eingesetzt werden können.
Dabei geht es oft weniger um finanzielle Ressourcen als vielmehr um Arbeitskraft- und Zeit von Mitarbeitern.
Um diese Frage zu beantworten ist es wichtig zu verstehen, dass Compliance generell eine dauerhafte und permanente Aufgabe ist. Dies gilt auch für Compliance im Zusammenhang mit dem Einsatz von Technologie. Arbeitskraft ist gerade in der heutigen Zeit rar, so dass dessen Einsatz gut bedacht werden muss.
Legt man diese Überlegungen zu Grunde, ist als zentraler Ansatzpunkt eine Bestandsaufnahme hinsichtlich der eingesetzten Technologien im Unternehmen unerlässlich um als Geschäftsführung zu verstehen was im Unternehmen wirklich passiert. Oft sind Prozesse organisch gewachsen und oft auch unstrukturiert gewuchert. Dies kann ein erhebliches Problem für Geschäftsführer werden, wenn es um Compliance Fragen geht.
Auf Basis dieser Bestandsaufnahme kann ein geschultes Auge dann in einem zweiten Schritt erkennen, welche Prozesse für die Stakeholder besonders risikobehaftet sein können und daher auch für das Unternehmen im Rahmen der Compliance priorisiert werden müssen.
Entsprechend können die begrenzten Ressourcen an Arbeitskraft- und Zeit effektiv in diesem Bereich eingesetzt werden.
Zentrales Ziel für jeden Geschäftsführer: Überblick über eingesetzte Technologie im Unternehmen gewinnen
Aus meiner Erfahrung würde ich jedem Geschäftsführer daher als erstes raten, sich einen Überblick über das Geschehen in seinem Unternehmen zu verschaffen. Das mag banal klingen. Aber im Tagesgeschäft geht der Blick für das Wesentliche oft verloren. Vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr zu sehen ist eine echte Gefahr für jeden Geschäftsführer.
Setzen Sie sich daher zunächst das Ziel, sich einen Überblick über den Technologieeinsatz in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Holen Sie sich dafür gegebenenfalls Unterstützung, wenn Sie dies für notwendig erachten. Der so erreichte Überblick wird sich bezahlt machen.
Bedenken Sie: Nicht nur die Technologie entwickelt sich weiter, sondern auch die rechtlichen Anforderungen an Ihr Unternehmen. Als Geschäftsführer sind Sie im Rahmen der „Legalitätspflicht“ dafür verantwortlich, dass die Gesetze eingehalten werden. Neben der DSGVO stehen viele weitere rechtliche Anforderungen wie die KI-Verordnung oder der Data Act in der Pipeline.
Vor allem aber sind Sie es als Geschäftsführer, dem der Schutz der Daten Ihrer Kunden und anderer Stakeholder anvertraut ist. Eine Aufgabe und ein Vertrauensvorschuss, welcher weit über die rechtlichen Anforderungen hinausgeht.
Haben Sie den Überblick über Einsatz von Technologie in Ihrem Unternehmen? Fünf Testfragen für Geschäftsführer.
Können Sie die folgenden Fragen beantworten?
- Hat unser Unternehmen konkrete und messbare Ziele in Bezug auf die rechtliche Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen beim Einsatz von Technologie?
- Welche Abteilung unseres Unternehmens setzt welche Technologie ein?
- Welche Dienstleister erhalten von uns welche Daten?
- Wann wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuletzt in rechtlichen Fragen (z.B. Datenschutz) geschult?
- Wie sicher fühlen sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit Technologien wie zum Beispiel KI, wenn es um rechtliche Fragen geht?
