Fehlende klare Zuständigkeiten: Ein häufiges Problem
„Ich weiss nicht, wer für was zuständig ist und an wen ich mich wenden kann, um das Technologieprojekt XY voranzubringen“.
Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens
Kommen solche Sätze von einem Mitarbeiter, sollten Führungskräfte sehr hellhörig werden.
Unklare Zuständigkeiten im Unternehmen sind ein echtes Hindernis und ein Garant für
- Verhinderung von Innovation
- Verhinderung von Fortschritt und Wachstum
- Scheitern von (Technologie-)Projekten
- Alles bleibt wie es ist
Wie gut kennen Sie Ihre Unternehmensprozesse und Zuständigkeiten?
Gibt es Prozesse in jedem Unternehmen?
Die Antwort lautet: Ja, auch wenn die Prozesse den Mitarbeitern und selbst den Führungskräften unbekannt sind.
Gerade in mittelständischen Unternehmen gibt es oft organisch gewachsene Prozesse. Diese Prozesse erkennt man daran, dass etwas „schon immer so gemacht wurde“.
Die Tatsache, dass es Prozesse gibt, sagt aber noch nichts über die Qualität und Effizienz dieser Prozesse oder gar darüber aus, wer wofür verantwortlich ist.
Um Prozesse bewerten und letztlich verbessern zu können – z.B. durch den gezielten Einsatz von Technologie wie Software oder „künstlicher Intelligenz“ – müssen die vorhandenen Prozesse den Führungskräften bekannt sein.
Unerlässlich ist es dabei, die Zuständigkeiten herauszuarbeiten oder neu zu definieren.
Verantwortung übernehmen: Was es wirklich bedeutet, zuständig zu sein
Wenn die Zuständigkeiten klar geregelt sind, bedeutet dies, dass den verantwortlichen Mitarbeitern (mehr) Verantwortung übertragen wird.
Dies ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen selbst ein großer Vertrauensbeweis und eine Entwicklungschance.
Klare Zuständigkeiten sind zugleich Ausgangspunkt für Überprüfbarkeit und damit die Möglichkeit, Verbesserungspotenziale zu erkennen und zu nutzen.
Auch für die Umsetzung von Compliance-Vorschriften (DSGVO, zukünftig KI-Verordnung etc.) ist die dokumentiere Regelung klarer Zuständigkeiten absolut essentiell.
Vor allem aber – und das ist das Wichtigste – führen klare und kommunizierte Zuständigkeiten zu deutlich effizienteren Prozessen.
Fazit
Wer auf klare Zuständigkeitsregelungen verzichtet, verliert an Fahrt und letztlich den Anschluss an den Wettbewerb.
Zuständigkeit bedeutet für den Mitarbeiter Verantwortung zu haben. Das ist gut, denn ambitionierte Mitarbeiter wollen Verantwortung und zugleich etwas bewegen.
Der entscheidende Mehrwert für Unternehmen entsteht, wenn Zuständigkeiten über alle Abteilungen hinweg klar geregelt werden.
Ein Prozess, der Zeit in Anspruch nimmt, der sich aber mittelfristig stark auszahlen wird.
